n8n in de praktijk: 3 situaties waar je tijd weglekt

n8n is een tool waarmee je je software, systemen en data aan elkaar kunt knopen tot één doorlopend proces, zonder dat jij er nog naar omkijkt. Het is open-source, je kunt het zelf hosten en het is goedkoper dan Zapier of Make. Wil je eerst weten hoe n8n zich verhoudt tot die twee? Lees dan Zapier vs Make vs n8n.

Hieronder drie situaties die je waarschijnlijk herkent. Zit er eentje bij, dan lekt daar elke week een paar uur weg.

1. De aanvraag die je ‘s avonds pas zag

Iemand vult op donderdagmiddag je contactformulier in met een concrete vraag. Maar je zit middenin je werk en je komt er pas ‘s avonds of de volgende ochtend aan toe om te reageren.

Het vervelende is dat diegene waarschijnlijk niet alleen bij jou heeft aangeklopt. Wie iets zoekt vraagt het meestal bij een paar partijen tegelijk, en wie als eerste reageert heeft vaak een streepje voor. Hoe goed je ook bent in je vak, als jij een dag later terugbelt is die ander je soms al voor geweest.

Met een workflow kun je dat opvangen. Zodra de aanvraag binnenkomt krijgt diegene automatisch een persoonlijk bericht in jouw naam, bijvoorbeeld dat je het gezien hebt en dezelfde dag nog terugbelt. Jij krijgt zelf meteen een melding op je telefoon, los van je gewone mail, zodat het niet ondersneeuwt tussen de rest. En vergeet je het toch, dan krijg je de volgende ochtend een seintje dat de aanvraag nog openstaat.

2. De administratie-avond die elke week terugkomt

Overdag ben je bezig met je klanten en je werk, en dat gaat meestal prima. Maar een paar avonden per week, of een avond in het weekend, gaat de laptop alsnog open om de administratie bij te werken: bonnetjes verwerken, facturen maken, betalingen controleren, klantgegevens overzetten en de voorraad bijhouden. Allemaal dingen die overdag niet pasten en die toch ergens moeten gebeuren.

Toen je begon was dat een halfuurtje per week. Inmiddels ben je er zo twee uur mee bezig, en het is zo geleidelijk gegroeid dat je het niet echt hebt zien aankomen. Het kost trouwens niet alleen tijd. Je doet het ook op een moment dat je eigenlijk al moe bent, en juist dan tik je sneller een verkeerd bedrag in of zet je een factuur op de verkeerde naam. Dat soort foutjes kosten je de dag erna weer tijd om recht te zetten.

Idealiter werkt de administratie zichzelf bij op het moment dat er iets gebeurt, en niet pas ‘s avonds. Komt er een bestelling of een betaling binnen, dan staat de factuur klaar in Moneybird of Exact. Komt er een nieuwe klant bij, dan worden de gegevens automatisch in de klantkaart gezet. Een betaling wordt gekoppeld aan de juiste openstaande factuur. En als er iets bijzonders langskomt, zoals een onverwacht grote order of een dubbele boeking, krijg je daar een seintje van. Meer over de boekhouding-kant lees je in administratie automatiseren.

Wat het je oplevert is twee tot drie uur per week, een stuk minder fouten, en je avonden weer voor jezelf.

3. De afspraak die niet kwam opdagen

Je werkt met een agenda. Mensen boeken een afspraak, jij maakt daar tijd voor vrij, en in die tijd doe je je werk. Maar tussen al die gevulde vakjes zit ook geregeld dat ene vakje van iemand die niet komt opdagen.

Half drie wordt twintig over drie en er is nog niemand. Je belt diegene op en krijgt de voicemail, en daarmee ben je dat uur kwijt. Tel je dat op over een hele maand, dan loop je er al snel een paar honderd tot duizend euro door mis, geld dat je had kunnen verdienen als diegene wel was gekomen of als iemand anders dat moment had kunnen overnemen.

Het gekke is dat bijna niemand het expres doet. Mensen hebben het druk, de afspraak is twee weken geleden gemaakt, er komt iets tussen of ze hebben simpelweg niet in hun agenda gekeken. Je hoeft daar geen betere klanten voor te zoeken, je moet ze alleen op tijd even herinneren.

Dat kun je je agenda zelf laten doen. Staat er een afspraak in, dan gaat er ‘s ochtends een vriendelijke herinnering uit naar iedereen die de volgende dag komt, met de tijd, de locatie en een knop om met één klik te verzetten. Vlak voor de afspraak volgt er nog een laatste seintje. Wie wil verzetten kiest meteen uit een paar momenten die in jouw agenda passen, zodat je niet meer hoeft te bellen en mailen om een nieuwe datum te vinden. Dat no-shows hierdoor binnen een maand halveren, is in deze hoek geen uitzondering.

Wat hebben deze drie gemeen?

De drie situaties zijn verschillend, maar de rode draad is hetzelfde. Het gaat steeds om werk dat herhaalt, dat niet tot je eigenlijke vak hoort, en dat op de achtergrond kan lopen zonder dat je klanten daar iets van merken. Vaak merken ze juist het tegenovergestelde, namelijk dat ze sneller antwoord krijgen, dat er minder misgaat en dat afspraken niet meer worden vergeten.

Het persoonlijke contact zit in de momenten dat je echt iemand spreekt, niet in het overtikken van een adres of het versturen van een herinnering.

Wat je nodig hebt om te beginnen:

• Een plek waar n8n draait. Je kunt het zelf hosten (ongeveer 20 euro per maand) of in de cloud laten draaien (ook vanaf zo’n 20 euro per maand).
• Toegang tot je tools. Vrijwel alles wat je gedurende je werkdag gebruikt, valt te koppelen.
• Iemand die de eerste workflow voor je opzet. Daar zit het echte werk, en dat zit niet in het klikken zelf maar in het herkennen waar in jouw bedrijf de tijd weglekt en daar de juiste oplossing voor bedenken.

Begin met één ding

Begin niet met je hele bedrijf en niet met een lange lijst, maar met één terugkerend irritatiepunt. Het liefst iets waar je ‘s avonds nog aan denkt of waar je ‘s ochtends een beetje stress van krijgt. Zodra die ene klus is opgelost, ga je vanzelf om je heen kijken waar nog meer winst te halen valt. Meer ideeën daarvoor vind je in 5 taken die je zou moeten automatiseren.

Wil je sparren over waar in jouw bedrijf de meeste tijd te winnen valt? Stuur me een bericht. Ik bouw dit soort workflows wekelijks en heb meestal binnen een half uur door waar de winst zit.